东莞市安倍诚第三方验货服务有限公司为您提供:抽检工厂评估(验厂)装柜监督驻厂跟单检品工厂(检品,检针)全数出差验货其它业务外贸验货服务。
联系我们

公司电话:0769-83323922
公司传真:0769-83323826
公司邮箱:honestyqc@126.com



业务经理:刘先生 13809637095
QQ:3387417630
微信:honestyqc

业务代表:陈小姐 13538638167
QQ:3536029767
微信:honestyqa


公司地址:广东省东莞市黄江镇田美向南二街东七巷二号202

安倍诚首页 > 新闻中心> 行业新闻

每日行业资讯:客户派来“第三方验货”,你怕了吗?

作者:安倍诚转 发布于:2014-11-14 22:40:10 点击量:

验货公司是客户的“定心丸”

从去年年底到今年年初,Alice都在为一个大单奔忙。这个单,光定金,客户就下了上百万元,成交额达几百万元,分七次出货。“客户跟我们第一次合作就下了这么大的一个单,一开始我就十分重视,从生产到验货、出货,都亲自跟着,严把流程,防出纰漏。”Alice说。

事实上,不仅仅Alice时刻以慎之又慎的心态来对待这一单,客户也时刻关注着,“订单的金额太大了,客户也不敢掉以轻心。下单前,他们自己就来看过厂、验过货,之后,每一次出货,他们都要求第三方验货公司过来进行大货验收。这还是我第一次遇上如此专业的第三方验货公司。”Alice特别强调,平常国外客户都是委托国内朋友或者自己公司国内办事处人员过来验货。这一次和以往相比有很大的不同。

那么,什么样的客户会委派第三方验货公司来验货呢?外贸公司业务员小谭告诉我们,大多数到公司来验货的都是受客户委托的朋友或者客户公司驻国内的办公人员,“我们的客户下的单都不大,有的也经过了多次合作,都比较熟,接待这些人,我们并不会觉得有多大的压力。”这是小谭公司的情况,而另一个箱包行业的外贸人士则表示,他们的客户,有的会要求验货,有的则不用验货。

在Alice看来,会要求进行第三方严格验货的客户有几个特点:订单金额大,第一次合作对供应商还不够了解,有较多顾虑,对中国市场并不熟悉需第三方力量监督(公司也没有在华设办事处),“当然也反映出他们对于质量的严格要求”。

糅杂着各种复杂心理情绪的客户,需要供应商给他们吃下一颗“定心丸”,第三方提交的验货报告书就是一颗份量极重的“定心丸”。

“我很乐意接受第三方验货,他们提交的报告相对客观,只要我们对自己的产品有信心,能保证质量,报告书直接呈现给客户后,能让他们放心,也增加了对我们的信任,会促进后续合作,所以应对第三方验货公司的第一步是做好配合。”Alice表示。

策略一:态度客气,积极配合

专业、严格这样的字眼是不带感情色彩的,但也意味着客观和公正。在这个大单中,验货公司派出了七个不同的验货员,其中六个是Alice亲自接待的,他们给Alice的印象是十分专业。“在接待上,并不需要特别费心和顾虑,只要做到礼貌和礼节,基本上不会出错,接待了那么多个,我们每次都会询问对方,需不需要车辆接送,对方都没有同意,都是自己到场,后面的工作开展得也很顺利。”Alice说。

“但是,在验货过程中,一定要客气,要做好配合工作。” Alice强调: “比如他要多少的验货数量,你要提前准备好。”她说,当生产完成80%时就开始验货,而且第三方要求验的都是已经完工且包装好的货,必须从装好箱的大货里面,按一定比例拆出来,重新组装,再验,“这个过程,你要配合好,态度也要客气一点。”

不仅仅是Alice全程陪同,其公司的QC也全程配合,工厂方面的人员也得全程陪同,一旦验货人员发现比较大的问题,工厂马上安排返工处理。“有一次,检验出来,产品的组装有点问题。我们马上翻箱,一个个检查,大货全部拆开,能用的就复原,不能用的就立刻返工。”Alice回忆道。

这是七次出货中唯一一次出现品质较为严重的问题,亲历这一番折腾的Alice对于第三方验货有了更深的体会。“这种验货是必要的,虽然我们有自己的QC,但验货公司会发现质检中疏忽的方面,提醒我们在以后的大货中改进,对于我们是一种促进。另外,作为贸易公司,我也比较欢迎验货公司,通过他们可以鞭策工厂的品质意识,每次验货都有工厂人员陪同,他们也会了解是怎样一个情况,便于配合我们改善,提升。”

策略二:清楚解释,正确引导

第三方验货公司虽然专注于验货,但是对于具体产品的了解是有很多盲区的。Alice公司提供的产品比较复杂,供应商采购后用于自己产品展示,并不同于市面上流通的那些商品。出货七次,每次Alice都要一遍遍地给验货员解释产品功能、特点,进行验货引导,比如哪些尺寸需要特别关注,哪些细节不能出错。

“他们有一个非常详细的验货报告书,分主要问题、严重问题、轻微问题几大类,很多选项。在验货时逐项检查,将问题分类进行归纳总结。他们的报告书直接呈现给客户,当客户看到这份报告,会做出要不要出这批货或者是否扣货款的决定。所以,这份报告书将起到很大的影响作用。如果验货员不懂产品,你又没有引导好,那他可能会将轻微问题归纳为严重甚至主要问题,这样我们就很被动。”Alice解释了做好引导工作的重要性。

那么,在引导过程中讲究哪些技巧呢?

“解释清楚产品的功能、特点,让验货员知道哪些是检验的重点,哪些对于客户来说则不是那么计较的。因为货的数量太多,难免会有一些瑕疵。关于小细节处理得不到位,我们不会自曝其短,但会记下来,对以后的大货进行改进。除非验货员自己发现了。”Alice说,“但是,严重的问题不可以隐瞒,我们自己也知道,所以一发现,就要做好配合,进行返工。”

Alice特别提醒,在引导的过程中,供应商也要据理力争。“一般来说,验货员也不会卡工厂,尤其是在一些轻微问题上,整个验货过程都是比较客观的,但如果你觉得他把问题扩大化了,你可以跟他协商,进行修改。比如,验货公司对任何小细节都不会放过,但我们可以引导说,一些表面处理的细微瑕疵客户是可以接受的,且对客户使用没有任何影响。他们可以在报告书上少写点,或者忽略掉。”在这个过程中,Alice建议适当让第三方验货公司清楚自己的立场,透露给对方“如果写得严重的话,就会导致这批货出不出去”这样的信息。

策略三:紧盯流程,谨慎签字

Alice介绍,这份验货报告是需要供应商签字确认的,所以,当你拿到这份报告的时候,要认真看,认真确认,对报告书了解透彻后,还要再跟验货员进行沟通,看是否存在将小问题归纳成大问题的情况,并进行纠错。

“我们一共出了七次货,前面的四次都很顺利,但第五次报告书出了问题,客户看到后,马上打电话问我‘这一次的货怎么做得这么糟糕’,那时我还没看到报告书。”提起那次意外的麻烦,Alice直怪自己太不谨慎了,“报告书都送到了客户手中,我却还没看。”

引起客户那么大反应的报告书,内容自然是很严重的。Alice细看之后发现这份报告书并不客观,第四次的验货员将多个轻微问题归纳到了主要问题或者严重问题上了,“如此,怎能不糟糕?”

这一切是怎么发生的呢?“那时我有‘货出了那么多批了,都是同样质量的货,应该不会有问题’的想法。所以,第四次我就没到场陪同,而是让公司的QC代替跟进,问题是他不懂英语,验货员让签报告书,他以为跟平常无异就签了,没想到验货员把轻微问题写成了严重问题。此外,这个验货员也不了解产品,加上没人做好引导,所以出现很多主观的东西。”Alice说。

Alice立刻通过电话和邮件将具体的情况跟客户进行了解释,并拍照给对方,说明问题所在。后来,这批货总算顺利离港,到港,完成交接。之后的三次,Alice又回到之前的状态,自己紧盯每一个流程。

策略四:做好预防,改进提升

验货其实只是一张订单完成过程中的一个小程序,但它却关乎着一批货能否顺利发出,交易能否圆满完成。对大单客户,供应商怎么做才能让他们吃下“定心丸”?更长远地,如何通过每一个细节的服务,让大客户从此建立对你的信任,成为老客户,带来源源不断的订单呢?其实,验货,验的不仅是货的品质,更是客户对一个可信任供货商的考察。所以,做好第三方验货可以帮你赢得一个长期合作的金质客户。

但质量问题往往有不可控的一面,所以要严把流程,进行预防,不能在最后一关“崩塌”。和有些贸易公司不一样,Alice的公司有自己的QC,而且是她重金挖来的,这个QC常驻工厂替她把着质量关,对代工工厂进行即时监督,向她进行即时反馈,这样第一时间可以协调处理好很多事情。另外,贸易公司和工厂的纽带关系稳不稳,好不好,对方配不配合,也是值得思考的问题。

最后,Alice分享她为什么欢迎验货公司:因为对自己的产品有信心,更因为对方可以带来改进和提升,同时还可以得到“客户”最大的信任。用长远的目光来看待每一次验货,认真对待,做好配合,呈现客观公正的内容,让客户满意了,也许下一个大单就来了呢!





上一篇:玩具出口验货经验分享

下一篇:验货员工作程序